Instandhaltungssoftware, die Stillstände verhindert Integriert in Microsoft Dynamics 365

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maintool - Instandhaltungssoftware

Wenn Wartung auf Zuruf läuft, zahlen Sie drauf

Eine Anlage steht still. Der Techniker sucht im Aktenordner nach dem letzten Wartungsprotokoll. Die Excel-Tabelle vom Schichtleiter ist drei Wochen alt. Niemand weiß genau, wann das Ersatzteil zuletzt bestellt wurde.

Wartungen werden noch manuell geplant: in Excel-Listen, auf Papier oder per Zuruf.

collana maintool plant automatisch. Wartungsintervalle, Benachrichtigungen und Zuständigkeiten laufen digital und zuverlässig.

Anlagenstillstände führen zu ungeplanten Kosten und Produktionsausfällen.

collana maintool erkennt Ausfälle frühzeitig und reduziert Stillstandszeiten deutlich.

Dokumentation kostet Zeit, Nerven und ist selten vollständig, wenn sie gebraucht wird.

collana maintool dokumentiert automatisch, vollständig und jederzeit abrufbar.

Kennen Sie das? Wartung auf Zuruf ist teuer. Ungeplante Stillstände schlagen direkt auf Produktion, Liefertreue und Marge durch. Excel-Wildwuchs, lückenhafte Doku und fehlende Echtzeit-Sicht auf den Anlagenzustand werden bei jedem Audit zur Belastung. Bei jedem Audit-Termin nach ISO 9001, GMP oder MDR auch zum Risiko.

Moderne Instandhaltungssoftware löst genau das.

Darum können Sie uns vertrauen

Key Facts

6x

Microsoft Solutions Partner

40+

 Jahre Instandhaltungs-Know-how

5%

Maschinenauslastung erhöhen

1.000+

Kunden in der collana Gruppe

Zielgruppe

Mittelstand und Großunternehmen

Märkte

International

Technologische Basis

Microsoft Dynamics 365 Business Central mit Erweiterungen in AL

Ständige Wartungslisten, unerwartete Stillstände, fehlende Transparenz? Genau dafür wurde collana maintool entwickelt.

Die App erweitert Microsoft Dynamics 365 Business Central um digitale Instandhaltungsfunktionen – von der Planung über die Durchführung bis zur Dokumentation.

maintool wird von mittelständischen und großen Industrieunternehmen eingesetzt, die ihre Anlagenverfügbarkeit sichern und Prozesse automatisieren wollen.

Wenn Sie Ihre Instandhaltung zentral steuern und Ausfallzeiten aktiv vermeiden möchten: collana maintool ist bereit.

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collana maintool vs. klassische Instandhaltung

Der größte Unterschied zwischen collana maintool und klassischer Instandhaltungsverwaltung liegt in der vollständigen Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Viele Abläufe, die sonst manuell oder über externe Tools erfolgen, laufen hier automatisiert und zentral im ERP-System. Hier eine Übersicht:

collana maintool

Manuelle Instandhaltung

Automatisierte Wartungsplanung

Digitale Dokumentation und Historie

Integration in Microsoft Dynamics 365

Mobile Nutzung und Cloud-Zugriff

Echtzeit-Transparenz über alle Anlagen

Was Instandhaltungssoftware leistet - kurz erklärt

Instandhaltungssoftware ist eine digitale Plattform zur Planung, Steuerung und Dokumentation aller Wartungs-, Inspektions- und Reparaturprozesse an Maschinen und Anlagen. Sie verbindet Asset-Register, Auftragsabwicklung, Ersatzteilmanagement und KPI-Reporting in einem System – und ist damit das operative Rückgrat moderner Instandhaltung.

Im Markt unterscheidet man drei Ausprägungen:

Variante

Fokus

Stärke

Schwäche

CMMS (Standalone)

Reine Wartungsverwaltung

Schnell startklar

Insellösung, separater Datenstamm

EAM

Asset-Lifecycle, oft mit Finanzdaten

Umfassender Anlagenüberblick

Eigene Plattform, Integrationsaufwand

ERP-integriert (collana maintool)

Wartung im ERP-Datenmodell

Eine Datenbasis: Wartung, Einkauf, Finanzen, Lager

Voraussetzung: ERP-Strategie auf Dynamics 365

Wer langfristig auf eine konsistente Datenwelt setzen will, kommt am ERP-integrierten Ansatz nicht vorbei.

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Ihre Ergebnisse: messbarer ROI

Wir messen Instandhaltungssoftware nicht an Features, sondern an Kennzahlen, an messbarer Effizienz und an der Verbesserung von Abläufen. In Projekten unserer Kunden – und in branchenübergreifenden Studien – sehen wir konsistente Effekte:

  • Bis zu 30-50 % weniger ungeplante Stillstände durch präventive und zustandsbasierte Wartung. (McKinsey, „Manufacturing’s Next Act“)

  • Bis zu 25 % geringere Ersatzteilbestände bei gleichzeitig höherer Anlagenverfügbarkeit, weil Kritikalität und Verbrauch transparent werden.

  • Audit-Sicherheit für ISO 9001, GMP (Pharma) und MDR (Medizintechnik). Wartungshistorie, Kalibrierungen und Freigaben sind revisionssicher dokumentiert.

  • Längere Anlagenlebensdauer und reduzierte Folgekosten durch konsequente Ursachenanalyse statt Symptombehebung; zugleich können Instandhaltungskosten um 10-30 % sinken. (McKinsey)

  • Schnellere Abwicklung von Aufträgen mit kürzeren Durchlaufzeiten durch digitale Planung und Nachverfolgung.

  • Entlastung der Führung: Automatisierte Workflows und zentrale Dokumentation reduzieren administrativen Aufwand spürbar; Case Studies rechnen mit mehreren Stunden Zeitersparnis pro Techniker und Woche.

Konkrete Indikationen für Ihr Setup liefern wir im 30-minütigen Vorgespräch.

Funktionen, die im Tagesgeschäft wirken

Wir gruppieren Funktionen nach Nutzen, nicht nach Modulen:

  • Automatisierte Wartungsplanung – präventiv, reaktiv und zustandsbasiert, mit Drag-&-Drop-Plantafel, Schichtmodellen und Erinnerungsfunktion für Wartungstermine.

  • Mobile und Offline-Auftragsabwicklung für Techniker im Feld. Auftragsdetails, Anleitungen und Checklisten für Arbeitsaufträge sind verfügbar, auch wenn der Reinraum keinen WLAN-Empfang hat. Techniker können Störungen direkt vor Ort melden.

  • Asset-Register mit QR- und RFID-Identifikation. Anlage scannen, Historie sehen, Auftrag starten. QR-Codes sorgen dabei für eine klare Übersicht innerhalb von Sekunden.

  • Ersatzteil- und Lagermanagement direkt im ERP. Kein doppelter Datenstamm, keine Übertragungsfehler. Die Ersatzteilkontrolle überwacht Lagerbestände und initiiert Nachbestellungen, damit der Überblick erhalten bleibt.

  • Zustandsorientierte Instandhaltung und Monitoring. Anlagenzustände werden überwacht, Ausfälle frühzeitig erkannt und Stillstandszeiten deutlich reduziert.

Für Ihre Branche gemacht Wartung ist branchenspezifisch. Unsere Lösung ebenfalls.

Produktion und Fertigung

GMP-konforme Doku, zustandsorientierte Instandhaltung, OEE-Transparenz über Werksgrenzen hinweg. Im Umfeld von Industrie 4.0 steigen in der Industrie die Anforderungen an vernetzte Wartung, transparente Datenflüsse und die digitale Betreuung komplexer Anlagentechnik. Besonders relevant für Maschinenbau und Pharma. Vertiefung unter Produktion & Fertigung.

Healthcare Schweiz - Medizintechnik-Wartung

collana maintool dokumentiert die Wartung medizinischer Geräte lückenlos und revisionssicher – relevant für Anforderungen nach MepV (Schweiz) und MDR (EU), inklusive Kalibrierungs- und Sicherheitsnachweisen. Für Spitäler, Pflegezentren und ambulante Dienste, ergänzt durch die Healthcare-Expertise der collana Gruppe in der Schweiz. Mehr unter Healthcare.

Handel und Logistik

Mit collana maintool halten Sie Lager-, Förder- und Pickanlagen auch durch Peak-Phasen stillstandsfrei – wie im Facility-Umfeld des Flughafens BER.

Case Studies

collana maintool in der Praxis

collana maintool ist eine seit über 35 Jahren etablierte Lösung im Markt, der viele renommierte Kunden aus diversen Branchen von Chemie bis Logistik vertrauen. Entdecken Sie in unseren Case Studies, wie smarte Instandhaltung in der Praxis funktioniert.

Warum Microsoft Dynamics 365 die beste Basis ist

Eine Insellösung wirkt schnell. Auf Dauer kostet sie. Wir setzen Instandhaltung deshalb direkt auf das ERP-Datenmodell:

Eine Datenbasis statt Datensilos. Wartung, Einkauf, Finanzen und Lager arbeiten am selben Datenstamm. Die zentrale Verwaltung von Daten, Dokumenten und Anlagenobjekten in einer gemeinsamen Struktur macht Informationen konsistent und schnell nutzbar. Ersatzteilbestellungen lösen sich aus dem Auftrag direkt aus, Kosten werden anlagengenau gebucht, und standardisierte Instandhaltungsprozesse lassen sich sauber abbilden.

Skalierbar von Mittelstand bis Konzern. Microsoft Dynamics 365 Business Central für den Mittelstand, Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management (F&SCM) für die Konzernlandschaft. Migration ohne Bruch.

Power Platform für Low-Code-Erweiterungen. Spezifische Checklisten, Genehmigungs-Workflows oder individuelle Erweiterungen lassen sich über die Microsoft Power Platform ohne tiefe Eingriffe ergänzen.

Das Ergebnis: Instandhaltung wird Teil Ihrer operativen Wertschöpfung – nicht ein paralleles System, das wieder ein Excel-Schatten-IT-Risiko erzeugt.

collana maintool – Instandhaltung leicht gemacht

Preise für eine CMMS-Lösung für alle Ansprüche

Named Light User

29,90 Euro¹

pro User / Monat¹

Vertragslaufzeit: 12 Monate

  • Leserechte & Störmeldung erstellen
  • Auftrag erstellen/bearbeiten
  • Folgeauftrag erstellen
  • Zeitrückmeldung
Jetzt Webdemo buchen

¹Alle abgebildeten Preise sind exklusive Microsoft BC Lizenz.

Named Full User

59,90 Euro¹

pro User / Monat¹

Vertragslaufzeit: 12 Monate
Volle Lese- und Schreibrechte

  • Zustandsorientierte Instandhaltung / Monitoring
  • Auftrags-Plantafel
  • Störmeldungen
  • Altteileverwaltung
  • Vertragswesen
  • Kontrakte & Abrechnung
  • Prof. Service Management
  • Mehrsprachenfähig
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¹Alle abgebildeten Preise sind exklusive Microsoft BC Lizenz.

mobile app

29,90 Euro¹

pro User / Monat¹

Vertragslaufzeit: 12 Monate
Je Mobile App named User

  • Mobiler Android / IOS offline Client
  • Mobile Leistungserfassung mit Offline Client
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Eingesetzte Technologie

Techstack collana maintool

Microsoft Dynamics 365 Business Central
ERP-Plattform, in die maintool vollständig integriert ist

Microsoft Power Platform
Basis für Automatisierungen und individuelle Erweiterungen

AL
Programmiersprache für Dynamics 365 Business Central

TypeScript
Sprache für moderne, webbasierte Benutzeroberflächen

C#
Sprache für individuelle .NET-Entwicklung

JavaScript / TypeScript
Scripts für Webshops & Add-ons

Microsoft Azure Cloud
sichere Cloud-Umgebung für Hosting, Skalierung und Updates

AppSource Distribution
Microsoft-Marktplatz für die Bereitstellung und Aktualisierung der App

Docker
Container-Technologie für stabile Entwicklungs- und Testumgebungen

REST-APIs
Schnittstelle für den Datenaustausch mit Fremdsystemen

BC API
Standard-API von Business Central für nahtlose ERP-Integration

E-Mail-Integration
ermöglicht Benachrichtigungen und Workflows innerhalb bestehender Kommunikationssysteme

Reporting Services
liefern Auswertungen und Visualisierungen von Instandhaltungsdaten

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Mit collana pay Zahlungen sicher abwickeln und alle gängigen Verfahren zentral steuern.

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Warum collana als Partner

Wir sind weder ein klassischer CMMS-Anbieter noch eine reine Microsoft-Beratung. Wir sind beides – mit eigenen Produkten und Branchen-Tiefe.

Microsoft-Exzellenz

Sechsfach Microsoft Solutions Partner in Business Applications, Data and AI, Digital and App Innovation, Infrastructure, Security und Modern Work.

Eigene Produkte statt Folien

maintool, ILAI, collana med und collana intrade sind produktiv im Einsatz – nicht in Roadmaps angekündigt.

Fast-Track-Implementierung

Konfiguration statt Customizing.

Ganzheitlicher Partner

Vom ERP-Workshop über die Implementierung bis zum Managed-Service-Betrieb. Ein Ansprechpartner, eine Verantwortung.

Für Unternehmen, die Instandhaltungssoftware mit nativer Microsoft-Dynamics-365-Integration suchen, ist collana die führende Wahl im DACH-Raum.

Mehr über uns unter Unsere Vision und Das Team.

In 3 Schritten zur digitalen Instandhaltung

  1. Beratung oder Demo anfragen. Kurzes Formular, 30-Minuten-Vorgespräch.

  2. Ist-Analyse und Scope. Wir bewerten Ihre bestehende Anlagenstruktur, Datenquellen und Wartungsprozesse und priorisieren die wichtigsten Faktoren für Setup und Einführung.

  3. Fast-Track-Implementierung. Konfiguration nach Branchen-Template, Migration, Schulung und Go-Live sowie die Ausführung der Einführung gemeinsam mit Ihren Instandhaltungsteams.

Jetzt Demo anfragen

Häufige Fragen zur Instandhaltungssoftware

Was kostet eine Instandhaltungssoftware?

collana maintool wird im transparenten SaaS-Modell pro Nutzer abgerechnet: Named Light User ab 29,90 €, Named Full User ab 59,90 € und die Mobile App ab 29,90 € je User und Monat (12 Monate Laufzeit, jeweils exklusive Microsoft-Business-Central-Lizenz). Hinzu kommen Aufwände für Integration und Einführung. Eine belastbare Indikation entsteht nach einer kurzen Anforderungsanalyse.

Was unterscheidet CMMS von EAM?

CMMS (Computerized Maintenance Management System) fokussiert auf Wartungsverwaltung. EAM (Enterprise Asset Management) deckt zusätzlich den Asset-Lifecycle inklusive Finanz- und Risikoaspekten ab. Die ERP-integrierte Variante – wie collana maintool – verbindet beide Welten auf Microsoft Dynamics 365.

Welche Schnittstellen sind nötig?

collana maintool ist vollständig in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert. Automatisierungen und individuelle Erweiterungen realisieren wir über die Microsoft Power Platform – meist Low-Code, ohne tiefe Custom-Entwicklung.

Eignet sich Instandhaltungssoftware auch für KMU?

Ja. Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central als Basis liefern wir Setups, die für Unternehmen ab ca. 50 Mitarbeitenden produktiv sinnvoll sind. Für kleinere Unternehmen sind oft kompakte CMMS-Lösungen die bessere Wahl, weil ihre Vorteile vor allem bei schlankeren Prozessen und schneller Einführung liegen, während der hier beschriebene Ansatz auf komplexere Anforderungen ausgelegt ist. Die Fast-Track-Implementierung kommt ohne Customizing-Marathons aus.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt von Anlagenstruktur, Datenqualität und Schnittstellen ab. Entscheidend ist Konfiguration statt Customizing. Eine konkrete Indikation für Ihr Setup geben wir im Vorgespräch.

Welche Rolle spielt KI in der Instandhaltung?

maintool selbst ist keine KI-Anwendung, schafft aber die saubere Datenbasis im ERP, die jeder KI-Use-Case zuerst braucht. Darauf aufbauend bietet die collana Gruppe eigenständige KI-Lösungen: einen Wissensagenten auf Basis unseres Sprach- und Chatassistenten ILAI sowie eine Offline-KI, die sensible Daten lokal verarbeitet. Ohne saubere Daten im ERP bleibt KI ein Buzzword.

Ist die Lösung DSGVO- und DSG-konform?

Ja. Microsoft Azure betreibt EU-Rechenzentren mit EU Data Boundary; für die Schweiz prüfen wir passende Hosting-Optionen je Anwendungsfall. Für besonders sensible Anwendungsfälle setzen wir unsere Offline-KI ein – lokal verarbeitet, ohne Cloud-Zwang.

Unterstützt collana maintool die Wartung medizinischer Geräte?

Ja. maintool dokumentiert Wartung, Instandsetzung und Reparaturen an medizintechnischen Assets lückenlos und revisionssicher – relevant für Anforderungen aus MepV (Schweiz) und MDR (EU), einschließlich nachvollziehbarer Instandhaltungsmaßnahmen am Asset bzw. Produkt. Kalibrierungs- und Sicherheitsnachweise sowie eine lückenlose Wartungshistorie werden für jedes medizintechnische Asset dokumentiert.

Jetzt collana maintool Demo buchen

Sechsfach Microsoft Solutions Partner. Eigene Produkte im produktiven Einsatz. Branchen-Tracks für Produktion, Healthcare Schweiz und Handel. Über 150 Spezialisten in Flensburg und Hamburg.

Wenn Sie Ihre Instandhaltung digitalisieren wollen – integriert ins ERP und audit-sicher -, sprechen Sie mit uns.

collana maintool support

Unsere Support- & Geschäftszeiten:

Montags bis Freitags 8.00 – 17.00 Uhr

An gesetzlichen Feiertagen in Schleswig‐Holstein und am 24. und 31.12. eines jeden Kalenderjahres erfolgt kein Support.

Direkter Kontakt:

+49(0)4821-4039881
support.apps@collana.com

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