Wenn Routinearbeit sich selbst erledigt
Microsoft Power Automate ist die Prozessautomatisierungsplattform der Microsoft Power Platform – ein Low-Code-Werkzeug, mit dem Unternehmen wiederkehrende Aufgaben und Geschäftsprozesse automatisieren, ohne aufwendige Programmierung. Power Automate verbindet über 1.000 Dienste und Systeme miteinander: Microsoft 365, Dynamics 365, SharePoint, Teams, SAP, Salesforce und viele weitere. Wenn ein Ereignis in einem System eintritt, reagiert Power Automate automatisch: leitet Daten weiter, benachrichtigt Mitarbeitende, löst Genehmigungen aus oder startet Folgeprozesse.
Power Automate deckt drei grundlegend verschiedene Automatisierungsszenarien ab: Cloud-Flows für digitale Prozesse zwischen Systemen, Desktop-Flows mit RPA-Fähigkeit für die Automatisierung auf dem Windows-Desktop – auch in Legacy-Anwendungen ohne API – und Process Mining zur datenbasierten Analyse und Identifikation von Automatisierungspotenzialen. Microsoft wurde 2025 als Leader im Gartner Magic Quadrant für Robotic Process Automation eingestuft, was die Enterprise-Reife der Plattform unterstreicht.
Power Automate richtet sich an zwei Zielgruppen gleichzeitig. Fachabteilungen nutzen vorgefertigte Templates und den visuellen Flow-Designer, um wiederkehrende Aufgaben wie E-Mail-Benachrichtigungen, Datenspeicherungen und Genehmigungsanfragen selbst zu automatisieren. IT-Teams und Entwickler setzen Power Automate für komplexe Unternehmensintegrationen ein, orchestrieren RPA-Bots für Legacy-Systeme und bauen skalierbare Automatisierungsarchitekturen, die hunderte von Prozessen gleichzeitig steuern.
Copilot ist fest in Power Automate integriert: Flows werden durch Spracheingaben in natürlicher Sprache erstellt und angepasst, ohne den visuellen Designer öffnen zu müssen. AI Builder bringt KI direkt in Automatisierungen: Dokumente werden per KI ausgelesen, Formulare automatisch verarbeitet, Texte klassifiziert und Bilder analysiert – alles als Bestandteil eines Power-Automate-Flows, ohne eigene KI-Modell-Infrastruktur.
Power Automate skaliert vom einzelnen Flow einer Fachabteilung bis zur unternehmensweiten Automatisierungslandschaft. Das Automation Center bietet Observability, Orchestrierung und ROI-Messung für alle Cloud- und Desktop-Flows in einer zentralen Übersicht. Unternehmen sehen, welche Flows aktiv sind, wie viele Stunden Arbeit sie einsparen und wo weitere Potenziale stecken. collana begleitet Unternehmen beim Aufbau dieser Automatisierungslandschaft – von ersten Flows bis zur strategischen RPA-Architektur.
Cloud-Flows automatisieren Abläufe zwischen cloudbasierten Systemen: Ein neues Formular in SharePoint löst automatisch eine Genehmigungsanfrage in Teams aus. Eine Bestellung in Dynamics 365 triggert eine Bestätigungs-E-Mail und aktualisiert ein Lager-Dashboard. Ein Power-BI-Alert bei überschrittenem Schwellenwert startet einen Eskalationsworkflow. Cloud-Flows arbeiten ereignisgesteuert, zeitplanbasiert oder manuell ausgelöst und verbinden über Konnektoren mehr als 1.000 Dienste miteinander.
Relevant für: Alle Branchen, insbesondere Groß- & Außenhandel, Healthcare, NPOs & Verbände, E-Commerce
Desktop-Flows ermöglichen robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) direkt auf dem Windows-Desktop – auch in Anwendungen ohne API oder Webschnittstelle. Maus- und Tastaturaktionen werden aufgezeichnet und zu reproduzierbaren Automatisierungen. Unternehmen automatisieren damit Dateneingaben in ERP-Systeme, Berichtsexporte aus Legacy-Anwendungen, Kopier- und Einfügeaufgaben zwischen Systemen und Massenverarbeitungen in Desktop-Anwendungen. RPA schließt die Automatisierungslücke, die Cloud-Flows bei systemseitigen Integrationen offen lassen.
Relevant für: Produktion & Fertigung, Prozessindustrie, Healthcare, Behörden & öffentlicher Sektor, Finanzdienstleister
Genehmigungen für Bestellungen, Investitionen, Urlaubsanträge, Vertragsfreigaben und Rechnungen laufen in vielen Unternehmen noch per E-Mail – ohne Nachverfolgung, ohne Fristen und ohne Eskalationslogik. Power Automate strukturiert diese Prozesse: Anträge werden automatisch an die richtigen Genehmiger weitergeleitet, Fristen werden überwacht, Erinnerungen werden automatisch versandt und Statusupdates in Echtzeit an Antragsteller kommuniziert. Alle Schritte sind dokumentiert und revisionssicher.
Relevant für: Alle Branchen, insbesondere Groß- & Außenhandel, Healthcare, NPOs & Verbände, Behörden & öffentlicher Sektor
AI Builder in Power Automate verarbeitet eingehende Dokumente automatisch: Rechnungen werden ausgelesen, Felder extrahiert und Daten direkt in Dynamics 365 Finance oder Business Central übertragen. Lieferscheine werden gescannt, mit Bestellungen abgeglichen und Differenzen markiert. Verträge werden auf Schlüsselklauseln analysiert. Was früher manuelle Dateneingabe war, wird zur automatisierten, fehlerfreien Dokumentenverarbeitung – auch für komplexe, unstrukturierte Dokumente.
Relevant für: Groß- & Außenhandel, Lebensmittelindustrie, Prozessindustrie, Healthcare, E-Commerce, Finanzdienstleister
Power Automate ist die native Automatisierungsschicht von Dynamics 365. Neue Kundenaufträge in Business Central lösen automatisch Lagerprozesse aus. Offene Rechnungen in Finance triggern Mahnworkflows. Qualitätsmeldungen in Supply Chain eskalieren automatisch an Verantwortliche. collana entwickelt Power-Automate-Lösungen, die Dynamics-365-Prozesse mit vor- und nachgelagerten Systemen verbinden und manuelle Koordinationsaufwände zwischen Abteilungen eliminieren.
Relevant für: Alle Dynamics-365-Kunden, insbesondere Produktion & Fertigung, Groß- & Außenhandel, Lebensmittelindustrie
Power Automate Process Mining analysiert Prozessdaten aus bestehenden Systemen und zeigt, wie Prozesse tatsächlich ablaufen – nicht wie sie auf dem Papier beschrieben sind. Abweichungen, Flaschenhälse, Nacharbeitsschleifen und Zeitverluste werden sichtbar. Auf dieser Basis werden Automatisierungsmaßnahmen priorisiert, deren ROI messbar ist. Process Mining macht Automatisierung zur strategischen Entscheidung, nicht zum Ratespiel.
Relevant für: Alle Branchen mit komplexen, datenreichen Prozessen: Produktion & Fertigung, Groß- & Außenhandel, Healthcare, Logistik & Verkehr
Nicht weil sie mehr Mitarbeitende haben. Sondern weil ihre Mitarbeitenden keine Zeit mehr mit Routineaufgaben verschwenden. Wer Microsoft Power Automate einführt, gewinnt keine neue Software-Plattform, sondern zurück gewonnene Arbeitszeit: für Aufgaben, die wirklich Menschenverstand erfordern. Die folgenden Unternehmen haben diesen Schritt mit collana gemacht und zeigen, was dabei möglich wird.
In fast jedem Unternehmen gibt es Prozesse, bei denen Daten manuell zwischen Systemen übertragen werden, E-Mails als Koordinationswerkzeug für Genehmigungen dienen und Mitarbeitende täglich Stunden mit Aufgaben verbringen, die ein System automatisch erledigen könnte. Das ist kein Effizienzproblem – es ist ein Automatisierungsdefizit.
Der Einstieg in Power Automate beginnt nicht mit einer vollständigen Automatisierungsstrategie, sondern mit dem konkreten nächsten Schritt: Welcher manuelle Prozess kostet am meisten Zeit? Welcher ist fehleranfällig genug, dass eine Automatisierung sofort messbaren Nutzen bringt? Aus der Antwort entsteht der erste Flow – entwickelt in einem strukturierten Workshop, produktiv in wenigen Tagen.
Für Unternehmen mit Dynamics 365 ist Power Automate der direkteste Weg, ERP-Prozesse in die Breite zu verlängern: Daten, die im System entstehen, werden automatisch weiterverarbeitet, Ereignisse lösen Folgeprozesse aus und manuelle Übergaben zwischen Abteilungen entfallen. Process Mining hilft dabei, die richtigen Prozesse zu priorisieren – auf Basis tatsächlicher Prozessdaten, nicht auf Basis von Vermutungen.
Prozessautomatisierung scheitert selten an der Technologie. Sie scheitert daran, dass Prozesse vor der Automatisierung nicht sauber definiert wurden, Datenqualität nicht stimmt oder Automatisierungen ohne Governance-Konzept ausgerollt werden und zur Schatten-IT werden. collana begleitet Unternehmen bei der strategischen Planung, der technischen Umsetzung und dem laufenden Betrieb von Power-Automate-Lösungen – mit dem Anspruch, dass jede Automatisierung messbaren Nutzen bringt.
collana ist sechsfach zertifizierter Microsoft Solutions Partner und erfüllt die Anforderungen gleich in mehreren Kompetenzbereichen: Business Applications, Data & AI, Digital & App Innovation, Infrastructure, Security sowie Modern Work. Diese Zertifizierungen sind kein Selbstzweck. Sie belegen, dass wir die Microsoft-Plattform nicht nur kennen, sondern auf Enterprise-Niveau beherrschen und kontinuierlich weiterentwickeln.
Was collana von einem reinen Flow-Entwickler unterscheidet, ist das Verständnis für die Prozesse, die automatisiert werden sollen. Eine gute Automatisierung beginnt nicht mit dem Tool, sondern mit einer ehrlichen Analyse des Prozesses: Welche Schritte laufen wirklich ab? Wo entstehen Fehler? Welche Ausnahmefälle müssen berücksichtigt werden? Dieses Prozessverständnis aus jahrelanger Arbeit in ERP-, Digitalisierungs- und Beratungsprojekten fließt in jede Power-Automate-Lösung ein.
collana begleitet Unternehmen nicht nur bis zum ersten produktiven Flow. Der Anspruch ist langfristige Partnerschaft: von der Use-Case-Identifikation über die Flow-Entwicklung und den Rollout bis zum Aufbau einer unternehmensweiten Automatisierungsgovernance. Mehr als 1.000 Kunden in Deutschland, der Schweiz und weiteren europäischen Märkten setzen auf diese Zusammenarbeit.
Nicht jedes Unternehmen weiß sofort, welcher Prozess der richtige erste Automatisierungskandidat ist. Der Digitalisierungs-Check von collana schafft schnell Klarheit: Wo stecken die größten manuellen Aufwände? Welche Prozesse sind reif für Power Automate? Und welcher Flow bringt den schnellsten, messbaren Nutzen?
Microsoft Power Automate ist eine Low-Code-Plattform zur Prozessautomatisierung innerhalb der Microsoft Power Platform. Unternehmen nutzen Power Automate, um wiederkehrende Aufgaben zwischen Systemen zu automatisieren, Genehmigungsworkflows zu strukturieren, Dokumente per KI zu verarbeiten, RPA für Desktop-Anwendungen einzusetzen und Prozesse auf Basis von Echtzeit-Daten zu steuern. Power Automate verbindet über 1.000 Dienste und ist nativ in Dynamics 365, Microsoft 365 und Azure integriert.
Cloud-Flows automatisieren Prozesse zwischen cloudbasierten oder API-fähigen Systemen: Sie werden durch Ereignisse ausgelöst, verarbeiten Daten und führen Aktionen in vernetzten Diensten aus. Desktop-Flows sind die RPA-Komponente von Power Automate: Sie automatisieren Aufgaben auf dem Windows-Desktop wie ein menschlicher Nutzer, durch Maus- und Tastaturinteraktionen, auch in Anwendungen ohne API. Beide Flow-Typen lassen sich kombinieren: Ein Cloud-Flow erkennt ein Ereignis und startet dann einen Desktop-Flow, der Daten in eine Legacy-Anwendung überträgt.
Beide Produkte automatisieren Workflows, richten sich aber an unterschiedliche Zielgruppen. Power Automate ist für Fachabteilungen und Citizen Developers konzipiert: Low-Code, visueller Designer, Copilot-Unterstützung, nahtlos in Microsoft-365-Oberflächen eingebettet. Azure Logic Apps ist für IT-Entwickler und komplexe Enterprise-Integrationen: stärker konfigurier- und skalierbar, direkt in Azure deploybar und ideal für kritische Unternehmensintegrationen mit hohen Anforderungen an Governance und Performance. Viele Unternehmen setzen beide parallel ein: Power Automate für Fachabteilungsprozesse, Logic Apps für kritische Backend-Integrationen.
Power Automate ist in verschiedenen Plänen verfügbar. Grundlegende Cloud-Flows sind für viele Microsoft-365-Nutzer bereits im bestehenden Lizenzpaket enthalten. Der Power Automate Premium-Plan bietet erweiterte Funktionen inklusive RPA (Desktop-Flows), Premium-Konnektoren und Process Mining pro Nutzer und Monat. Für unbeaufsichtigte RPA-Szenarien, in denen Bots ohne menschliche Interaktion laufen, gibt es Bot-basierte Lizenzierungsmodelle. Die tatsächlichen Kosten hängen von Nutzerzahl, eingesetzten Flow-Typen und Konnektoren ab. collana berät bei der Lizenzoptimierung.
Ja. Power Automate verfügt über native Konnektoren für SAP, Salesforce, Oracle, ServiceNow, Google Workspace, Slack und viele weitere Systeme. Über Custom Connectors lassen sich eigene REST-APIs einbinden. Das On-Premises Data Gateway verbindet lokale Datenbanken und Systeme sicher mit Cloud-Flows. Für Systeme ohne API-Schnittstelle übernehmen Desktop-Flows die Automatisierung direkt auf dem Windows-Desktop.
Process Mining in Power Automate analysiert Prozessdaten aus bestehenden Systemen, um den tatsächlichen Ablauf von Prozessen zu visualisieren. Es zeigt, wie oft Prozesse vom Soll-Ablauf abweichen, wo Wartezeiten entstehen, welche Varianten eines Prozesses existieren und wo Automatisierungspotenziale am größten sind. Process Mining macht Automatisierungsentscheidungen datenbasiert statt erfahrungsbasiert und hilft dabei, den ROI geplanter Automatisierungsmaßnahmen vorab zu bewerten.
Ja. Power Automate ist Teil der Microsoft-Cloud-Infrastruktur und kann so konfiguriert werden, dass alle Daten in deutschen oder europäischen Rechenzentren verarbeitet werden. Datenverlustschutz-Richtlinien (DLP) steuern auf Unternehmensebene, welche Konnektoren verwendet werden dürfen und welche Daten welche Systemgrenzen überschreiten können. Microsoft Purview ergänzt Power Automate mit Klassifizierungs- und Compliance-Funktionen für automatisierte Workflows.