Das ERP-System für smarte Unternehmen
Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein cloudbasiertes ERP-System, das speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Es vereint Finanzmanagement, Einkauf, Vertrieb, Lager, Produktion und Projektsteuerung in einer zentralen Plattform und ersetzt damit die klassische Kombination aus Insellösungen, Tabellenkalkulationen und manuellen Prozessen.
Als Teil des Microsoft Dynamics 365-Ökosystems fügt sich Business Central nahtlos in die Tools ein, die viele Unternehmen bereits täglich nutzen: Outlook, Excel, Teams und Power BI. Daten werden einmal erfasst und stehen sofort überall zur Verfügung, abteilungsübergreifend, in Echtzeit, ohne Medienbrüche.
209%
Return on Investment
Was Business Central heute von klassischen ERP-Systemen unterscheidet, ist die tiefe Integration von Künstlicher Intelligenz. Microsoft Copilot ist direkt in die Plattform eingebettet, nicht als Zusatzmodul, sondern als fester Bestandteil der täglichen Arbeitsprozesse.
Ob automatisierte Zahlungsabwicklung, KI-gestützte Cashflow-Prognosen oder intelligente Auftragsverarbeitung: Business Central übernimmt Routineaufgaben und gibt Teams den Freiraum, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Laut einer von Microsoft beauftragten Forrester-Studie erzielen Unternehmen mit Business Central einen Return on Investment von durchschnittlich 209 Prozent über drei Jahre, bei einer Amortisationszeit von bereits sechs Monaten.
Business Central wächst mit dem Unternehmen. Die Plattform ist in über 160 Ländern verfügbar, unterstützt mehr als 47 Sprachen und erfüllt internationale Compliance-Anforderungen, von DSGVO bis hin zu branchenspezifischen Regulierungen. Updates erfolgen automatisch über die Microsoft Cloud, ohne aufwendige IT-Projekte oder Systemausfälle.
Unternehmen starten dabei genau dort, wo sie stehen: mit den Modulen, die sie jetzt brauchen, und der Möglichkeit, das System jederzeit zu erweitern, durch branchenspezifische Apps aus dem Microsoft AppSource oder durch individuelle Erweiterungen.
Eine ERP-Einführung ist kein IT-Projekt, sie ist ein Unternehmensprojekt. collana begleitet als zertifizierter Microsoft Solutions Partner Ihr Unternehmen bei der Einführung und Weiterentwicklung von Business Central: von der Prozessanalyse über die Implementierung bis zum laufenden Betrieb.
Alle finanzrelevanten Daten aus Einkauf, Verkauf, Lager und Personal laufen in Business Central an einem Ort zusammen. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Kostenrechnung, Budgetierung, Anlagenverwaltung und Cashflow-Planung sind vollständig integriert, ohne manuelle Übertragungen zwischen Systemen. Microsoft Copilot unterstützt dabei aktiv: Zahlungsabgleiche, Cashflow-Prognosen und Ausnahmen werden automatisch erkannt und aufbereitet, sodass Finanzteams schneller entscheiden und den Monatsabschluss spürbar beschleunigen.
Business Central deckt den gesamten Beschaffungsprozess ab, von der automatisierten Bedarfsermittlung auf Basis von Lagerbeständen und Wiederbeschaffungszeiten über die Lieferantenverwaltung bis zur Rechnungsprüfung. Bestellvorschläge werden systemseitig generiert, Angebote direkt im System verglichen und Bestellungen automatisch ausgelöst. Das reduziert manuelle Eingriffe, minimiert Beschaffungsrisiken und sorgt für durchgehende Transparenz entlang der Lieferkette.
Lagerorte, Lagerplätze, Chargen- und Seriennummernverfolgung: Business Central bildet die gesamte Lagerstruktur digital ab. Einlagerung, Umlagerung und Kommissionierung werden über barcode-gestützte Prozesse gesteuert, KI-basierte Bestandsprognosen helfen dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen. Die lückenlose Rückverfolgbarkeit macht die Lösung besonders für regulierte Umgebungen geeignet, in denen Chargengenauigkeit keine Option, sondern Pflicht ist.^
Von der Angebotserstellung über die Auftragsabwicklung bis zur Fakturierung laufen alle Vertriebsprozesse in einer Oberfläche. Verkaufspreise, Rabattstrukturen und Kundenkonditionsmodelle lassen sich flexibel hinterlegen. Die direkte Integration mit Outlook und Teams ermöglicht es Vertriebsteams, Angebote und Bestellungen ohne Systemwechsel zu bearbeiten. Für E-Commerce-Unternehmen bietet Business Central zudem eine native Shopify-Integration.
Relevant für: E-Commerce, Groß- & Außenhandel, Produktion & Fertigung
Business Central unterstützt Fertigungsunternehmen mit detaillierten Stücklisten, Produktionsaufträgen, Kapazitätsplanung und der Steuerung komplexer Fertigungsszenarien inklusive Assembly-to-Order. Die enge Verzahnung mit Lager, Einkauf und Finanzmanagement sorgt dafür, dass Materialbedarfe, Lieferzeiten und Produktionskosten jederzeit transparent sind. Auch agile und mehrstufige Fertigungsprozesse lassen sich zuverlässig abbilden.
Relevant für: Produktion & Fertigung, Prozessindustrie, Lebensmittelindustrie
Projekte lassen sich in Business Central strukturiert planen, budgetieren und steuern, mit direkter Anbindung an Einkauf, Lager und Finanzbuchhaltung. Mitarbeiter buchen Zeiten und Aufwände direkt im System; Leistungen können nach Aufwand oder pauschal weiterberechnet werden. Das integrierte Projektcontrolling liefert jederzeit den aktuellen Stand zu Kosten, Auslastung und Rentabilität.
Relevant für: NPOs & Verbände, Healthcare, Prozessindustrie
Business Central liefert rollenbasierte Dashboards und Echtzeit-Berichte, die direkt mit Power BI verbunden werden können. Führungskräfte erhalten aggregierte KPIs, Fachabteilungen operative Auswertungen, ohne IT-Umweg. KI-gestützte Analysen erkennen Muster, Abweichungen und Chancen automatisch und machen sie handlungsfähig. Für Unternehmen, die mehrere Standorte oder Gesellschaften steuern, bietet die Plattform konsolidierte Mehrgesellschaftsauswertungen in einer Ansicht.
Business Central ist keine Plattform, die KI irgendwann nachrüstet. Sie ist von Grund auf darauf ausgelegt. Microsoft Copilot ist fest in den Arbeitsalltag eingebettet: Er verarbeitet eingehende Bestellungen per E-Mail, gleicht Zahlungen automatisch ab, erstellt Cashflow-Prognosen und erkennt Abweichungen in Echtzeit. Darüber hinaus bildet Business Central das Datenfundament, das KI-Anwendungen erst leistungsfähig macht, sauber strukturiert, vollständig integriert und in Echtzeit verfügbar. Wer heute auf Business Central setzt, baut morgen KI-Agenten auf einer Plattform, die dafür gemacht wurde.
Nicht ein bisschen besser. Grundlegend effizienter. Wer Business Central einführt, gewinnt keine neue Software, sondern eine neue Art, sein Unternehmen zu steuern. ransparenz, wo vorher Silos waren. Automatisierung, wo vorher Handarbeit war. Entscheidungen auf Datenbasis, wo vorher Bauchgefühl regierte. Die folgenden Unternehmen haben diesen Schritt gemacht und zeigen, was dabei möglich wird.
Ein ERP-System ist nur so gut wie die Einführung dahinter. Technologie allein verändert keine Prozesse, sie braucht Menschen, die Unternehmen wirklich verstehen und wissen, wie Veränderung gelingt. Genau das ist der Anspruch, mit dem collana seit Jahren Unternehmen bei der Einführung und Weiterentwicklung von Microsoft Business Central begleitet.
collana ist zertifizierter Microsoft Solutions Partner und erfüllt die Anforderungen gleich in mehreren Kompetenzbereichen: Business Applications, Data & AI, Digital & App Innovation, Infrastructure, Security sowie Modern Work. Diese Zertifizierungen sind kein Selbstzweck. Sie belegen, dass collana die Microsoft-Plattform nicht nur kennt, sondern auf Enterprise-Niveau beherrscht und kontinuierlich weiterentwickelt.
Was collana von einem reinen Technologiedienstleister unterscheidet, ist das tiefe Verständnis für die Branchen der Kunden. Ob E-Commerce, Lebensmittelindustrie, Groß- und Außenhandel, Produktion oder das Schweizer Gesundheitswesen: collana kennt die regulatorischen Anforderungen, die typischen Prozessstrukturen und die Stellen, an denen Standardlösungen an ihre Grenzen stoßen. Dieses Wissen fließt von Anfang an in jede Implementierung ein.
collana begleitet Unternehmen nicht nur bis zum Go-live. Der Anspruch ist langfristige Partnerschaft: von der ersten Prozessanalyse über die Implementierung bis zum laufenden Betrieb und der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Lösung. Mehr als 1.000 Kunden in Deutschland, der Schweiz und weiteren europäischen Märkten setzen auf diese Zusammenarbeit, in Projekten jeder Größe und Komplexität.
Nicht jedes Unternehmen braucht sofort eine vollständige ERP-Implementierung. collana bietet gezielte Einstiegsformate, die schnell Klarheit schaffen und konkreten Mehrwert liefern, ohne großes Vorabcommitment. Wer noch in der Orientierungsphase ist, findet mit dem ERP-Orientierungsworkshop einen strukturierten ersten Schritt. Wer bereit ist, startet direkt in die Umsetzung.
Häufige Fragen zu Microsoft Business Central
Microsoft Business Central wird als monatliches Abonnement pro Nutzer abgerechnet. Es gibt zwei Hauptlizenzen: Essentials für die Kernbereiche Finanzen, Einkauf, Vertrieb, Lager und Projektmanagement sowie Premium, das zusätzlich Produktion und Serviceverwaltung abdeckt. Hinzu kommen Kosten für Implementierung, individuelle Anpassungen und laufenden Support, die je nach Projektumfang variieren. Eine belastbare Kostenschätzung ergibt sich am besten im Rahmen eines strukturierten Erstgesprächs, weil Lizenzmodell und Projektscope immer vom konkreten Unternehmen abhängen.
Das hängt vom Umfang ab. Unternehmen, die mit wenigen Modulen starten und auf bewährte Best-Practice-Prozesse setzen, können Business Central in wenigen Wochen produktiv haben. Komplexere Projekte mit individuellen Anpassungen, Datenmigration aus Altsystemen und mehreren Standorten dauern entsprechend länger. Entscheidend ist eine saubere Vorbereitung: Je klarer die Prozesse und Anforderungen vor dem Projektstart definiert sind, desto reibungsloser verläuft die Einführung.
Beide sind ERP-Systeme, sprechen aber unterschiedliche Zielgruppen an. SAP ist traditionell auf Großunternehmen mit hochkomplexen Prozessen ausgerichtet und entsprechend aufwendig in Implementierung, Betrieb und Lizenzierung. Business Central wurde für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt: schnellere Einführung, niedrigere Gesamtkosten und eine deutlich engere Integration in das Microsoft-Ökosystem, das viele Unternehmen bereits nutzen. Für den Mittelstand ist Business Central in den meisten Fällen die funktional vollständigere und wirtschaftlich sinnvollere Wahl.
Ja. Business Central verfügt über moderne API-Schnittstellen und lässt sich an eine Vielzahl externer Systeme anbinden, von Shop-Systemen wie Shopify über EDI-Plattformen bis hin zu branchenspezifischen Lösungen. Über den Microsoft AppSource stehen zudem Hunderte zertifizierter Erweiterungen bereit. Wo Standardschnittstellen nicht ausreichen, entwickelt collana individuelle Integrationen, die passgenau auf die bestehende Systemlandschaft zugeschnitten sind.
Ja. Business Central erfüllt internationale Compliance-Anforderungen und wird regelmäßig auf regulatorische Änderungen aktualisiert. Für regulierte Umgebungen wie die Lebensmittelindustrie, die Prozessindustrie oder das Schweizer Gesundheitswesen bietet die Plattform lückenlose Chargenverfolgung, revisionssichere Buchführung und rollenbasierte Zugriffskontrollen. Branchenspezifische Anforderungen, die über den Standard hinausgehen, lassen sich über zertifizierte Add-ons oder Individualentwicklung abbilden.
Ein Wechsel zu Business Central ist der natürliche nächste Schritt. Stammdaten, Kontenpläne und Kernprozesse lassen sich strukturiert migrieren, sodass bewährtes Wissen nicht verloren geht. Gleichzeitig bietet die Migration die Chance, gewachsene Strukturen zu bereinigen und Prozesse neu zu denken. Da der Microsoft-Support für ältere NAV-Versionen schrittweise ausläuft, ist der richtige Zeitpunkt für eine Migration jetzt, nicht erst wenn der Support endet und der Druck steigt.